Шановні читачі!
До вашої уваги пропонується віртуальна книжкова виставка на тему:
Документ:
функції, визначення, особливості функціонування в електронному середовищі
Виставка має наступні розділи:
І. Документознавство:
історія, теорія, практика
ІІ. Основні
принципи та проблеми впровадження електронного документообігу в організації
ІІІ. Архівне зберігання документів та його автоматизація
І.
Документознавство: історія, теорія, практика
Примірників – 29 (навчальний абонемент)
Палеха, Ю. I. Загальне документознавство
[Текст] : навч. посібник
/ Ю. I. Палеха, Н. О. Леміш. –
Вид. 3-тє. – К. : Ліра-К,
2012. – 432 с.
Документознавство як синергетична
наукова й навчальна дисципліна з’явилась у нас на широкому багатоаспектному діалозі документознавчих
дисциплін й ґрунтується на широкому розумінні феномену документа та
документально-інформаційної діяльності.
Сьогодні термін «документ» стає всеохопнішим, хоча й містить значну кількість як визначень,
так і підходів до його вивчення. Насправді це досить складне й багатоаспектне
поняття, нерозривно пов’язане з поданням і використанням релевантної інформації
як в часі, так і в просторі.
У посібнику викладені етапи розвитку документознавства, основи теорії про документ та організації
створення документів.
Навчальний посібник призначений для викладачів,
аспірантів, магістрантів, студентів вищих навчальних закладів, наукових
працівників і фахівців з гуманітарних спеціальностей. Матеріали подано
відповідно до вимог кредитно-модульної системи.
Примірників – 1
(читальний зал)
Куняев, Н. Н. Документоведение [Текст] : учебник /
Н. Н. Куняев, Д. Н. Уралов, А. Г. Фабричнов.
– 2-е изд. – М. : Логос, 2011. – 352 с. + 1 электрон.
опт. диск (CD-ROM). – (Новая университетская библиотека).
В учебнике излагается современное состояние учебной дисциплины «Документоведение». Раскрываются значение и место документоведения и документа в научной картине мира. Освещаются проблемы систематизации и классификации документов, вопросы формирования документного ресурса государства. Особое внимание уделяется содержанию официальных и служебных документов, порядку их создания и требованиям к ним.
Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» и направлению «Документоведение и архивоведение». Может использоваться по широкому кругу направлений (специальностей) в области права, экономики, менеджмента, государственного и муниципального управления, а также при повышении квалификации управленческого персонала. Представляет интерес для преподавателей, аспирантов, научных работников, специалистов в области документоведения и архивного дела; сотрудников аппарата государственного управления и управленческих подразделений учреждений, предприятий и организаций всех форм собственности.
Примірників – 40 (навчальний абонемент)
Швецова-Водка, Г. М. Документознавство
[Текст] : словник-довідник термінів
і понять : навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2012. – 319 с.
Словник-довідник містить терміни і
поняття, що відповідають програмі навчального курсу «Документознавство».
Використано терміни і визначення, подані в різних джерелах, але іноді зі
змінами, що відповідають авторському баченню. Посібник складається з термінів
та їх визначень, розташованих за алфавітом. Основний текст доповнюють статті,
присвячені термінології документознавства, і таблиці
класифікації документа, систем документації, літератури, видань. Наводиться
також допоміжний тематичний покажчик.
Для студентів спеціальностей
«Книгознавство, бібліотекознавство і бібліографія» і «Документознавство
та інформаційна діяльність». Словник буде корисним практичним працівникам документознавчих служб, установ, організацій і підприємств,
а також працівникам книжкової справи (видавцям, бібліотекарям, бібліографам) та
науково-інформаційних центрів.
Примірників – 1
(інформаційно-бібліографічний відділ)
Швецова-Водка, Г. Н. Оригинальная трактовка
документирования и документа [Текст] / Г. Н. Швецова-Водка // Научные и технические библиотеки. – 2012.
– № 7. – С. 11–25.
Наука о документе прошла долгий путь развития, если учитывать возникновение различных знаний о способах создания и использования документа. В то же время наиболее активно она стала развиваться тольео в ХХ в., корда в Европе сформировалось научное направление документации-документологии, а в Советском Союзе – наука под. названим документоведение. Конец ХХ – начало ХХІ в. Ознаменовались активизацией документоведческих исследований, однако многие теоретические вопросы все еще остаются дискуссионными. Поэтому каждое новое исследование или новое обобщение знаний вызывает интерес и стремление разобраться в инновациях.
В статье рассмотрены предложения, изложенные Н. Б. Зиновьевой в учебно-методическом пособии «Теория документирования» (Москва,
2011), относительно формирования
теории документирования как особого направления
науки о документик. Проанализированы представления о месте документирования среди родственных направлений деятельности,
соотношении понятий «документированная
информация» и «документ», статусе
документа, классификации документов.
Примірників – 1
(інформаційно-бібліографічний відділ)
Майстрович, Т. В. Электронный документ: основные характеристики и его место в системе обязательного экземпляра [Текст] / Т. В. Майстрович // Библиотековедение. – 2012. – № 1. – С. 43–46.
Цель статьи – анализ электронных документов, находящихся на жестких дисках серверов или компьютеров. В статье рассматриваются параметры электронных документов, имеющие значение для принятия решения о включении их в систему обязательного экземпляра. Выделены постоянные и переменные свойства электронного документа, введено понятие «среда бытования». Анализ соотношения электронного и аналогового документов позволил внести предложение о включении в систему обязательного экземпляра две группы электронных документов: не имеющие печатного аналога и дериваты при условии соблюдения ряда конкретизирующих параметров.
Примірників – 1 (читальний зал)
Иритикова, В. Управление документами: стандарты и алгоритмы [Текст] / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. – 2012. – № 8. – С. 28–33. – Те саме [Електронний ресурс]. –
Режим доступу: електрон. чит.
зал ПУЕТ.
Статья написана под лозунгом «Нет ничего практичнее хорошей теории!» Концепцию управления документами автор осмысливает и развивает примерно с 80-х годов, когда профессиональное сообщество начало изучать и обсуждать законодательство зарубежных стран об управлении документацией. Концепцию и методологию управления документами и в организационном, и в информационном аспектах автор реализовала на практике в двух проектах создания корпоративной информационной системы – сначала в банке «НИКойл», затем – в Финансовой корпорации «УРАЛСИБ», а в настоящее время пропагандирует и применяет ее во многих проектах разработки систем электронного документооборота, консультантом которых является.
Поводом написания статьи стало участие в экспертизе проекта автоматизации крупнейшего российского банка, который принял решение перевести на полностью безбумажную основу процесс издания внутренних документов в ситуации определенных сложностей с использованием электронных подписей в информационной системе. Автор сначала подводит теоретическую основу, а потом дает конкретные рекомендации по ситуации: что стоит делать, а от чего пока лучше воздержаться.
Примірників – 1
(інформаційно-бібліографічний відділ)
Слободяник, М. С. Основні напрямки розвитку документознавства в сучасній Україні [Текст] / М. С. Слободяник // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.
– 2012. – № 2. – С. 4─16.
Однією з
важливих умов успішного розв’язання суперечливих питань теоретико–методологічного
характеру властивих сучасному документознавству, є
всебічне, раціонально вмотивоване дослідження історії науки. Вивчення в
історичній ретроспекції фактів, подій, явищ, що є значущими для її розвитку,
завжди залишалося прерогативою історії. Короткі історико–документознавчі
дослідження як органічна частина історії наук документально–комунікаційного
напряму з’являються в другій половині ХХ ст., коли документознавство
як наука та навчальна дисципліна переживає утвердження, що виявляється на рівні
суттєвих когнітивних і соціальних зрушень.
Визначальне
значення для розвитку українського документознавства
має здобуття нашою державою незалежності. За ці двадцять років побудована
розвинута інфраструктура документознавства, основними
складовими якої є підготовка наукових кадрів, документознавча
освіта, система професійних видань, проведення документознавчих
форумів.
Дана
стаття започатковує серію публікацій, присвячених аналізу перспективних
тенденцій розвитку вітчизняного документознавства.
ІІ. Основні принципи та проблеми впровадження
електронного документообігу в
організації
Примірників – 1 (читальний
зал)
Шойдин, Ю. Этот простой сложный документооборот [Текст] / Ю. Шойдин // Администратор информационных технологий. – 2012.
– № 9. – С. 8–15. – Те саме
[Електронний ресурс]. – Режим доступу: електрон. чит. зал ПУЕТ.
В последнее время большое внимание уделяется развитию систем электронного документооборота (СЭД). Для коммерческих компаний применение таких технологий фактически является осознанной необходимостью и желанием быть конкурентоспособными. Для государственных организаций и органов государственной власти стимулом в развитии проектов СЭД стало формирование ряда общегосударственных программ, обеспечивающих переход государственного управления на технологии электронного правительства.
В любом случае процесс перехода на безбумажные технологии идет, компании и организации все больше втягиваются в использование электронных документов, а вопросы, которые задают экспертному сообществу, не иссякают и в большинстве случаев очень похожи. В этой статье автор отвечает на некоторые вопросы и обращает внимание на особенности и проблемы, возникающие при внедрении СЭД, с которыми он сталкивался на реальных проектах в последние несколько лет.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Макарова, С. Этапы внедрения электронного документооборота в организации [Текст] / С. Макарова // Современные технологии делопроизводства и документооборота.
– 2012. – № 4. – С. 31─43. – Те саме [Електронний ресурс]. –
Режим доступу: електрон. чит. зал ПУЕТ.
В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот,
так как автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной технологией. Автоматизированные системы документооборота с их функциональностью, стуктурированностью
организуют упорядоченный, высокопроизводительный процесс работы с документами для большого
количества пользователей, в
различных сферах деятельности.
Сотрудники различных компаний и специалисты службы ДОУ часто задают вопрос: зачем нужна
система електронного документооборота, какие задачи она
решает, и как инициировать ее внедрение и какие доводы помогут убедить руководителя организации в необходимости ее внедрения? Также
многим читателям хотелось бы знать, как происходит процесс внедрения СЭД, каковы основные этапы этого процесса
и на что надо обратить особое внимание. Автор статьи делится опытом успешного внедрения СЭД в организации, которая оказывает спектр сервисных, операционных и проектных услуг
для компаний крупного холдинга
Москвы.
Примірників – 1
(інформаційно-бібліографічний відділ)
Плешакова-Боровинська, М. Системи
електронного документообігу
в діяльності промислових підприємств [Текст] /
М. Плешакова-Боровинська // Вісник
книжкової палати. – 2012. –
№ 7. – С. 35–38.
Світова інформатизація суспільства сприяє швидкому
збільшенню масивів інформації. Проте, ефективно використовувати її можуть лише
ті підприємства, що оперативно реагують на зміни та впроваджують новітні
інформаційні ресурси в своїй діяльності. Традиційні процеси документаційного
забезпечення управління на них досить складні, масштабні, тривалі та громіздкі.
Тому виникає потреба розроблення та побудови нової документально-комунікаційної
системи з використанням сучасних інформаційних технологій. Основним
інструментом для побудови комплексу нової документаційної
формації є впровадження систем електронного документообігу, які можуть зовсім
змінити його схему в установі та значно підвищити ефективність діяльності її
працівників. У зв’язку з цим питання впровадження систем електронного
документообігу в діяльності промислових підприємств є актуальним та вимагає
аналізу.
У статті наведений алгоритм впровадження
електронного документообігу та визначені основні проблеми, що виникають під час
цього процесу на промислових підприємствах.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Назаренко, А. А. Автоматизация документооборота в
организации: распространенные мифы и заблуждения [Текст] / А. А. Назаренко // Современные технологии делопроизводства и
документооборота. – 2012. – № 9. – С. 13–19.
Автоматизация документооборота
за последние 10–15 лет обросла разнообразными
легендами. Этому в немалой степени способствовало то, что многие делопроизводители
не всегда очень хорошо разбираются в информационных технологиях, на которых строится автоматизация. При этом специалисты ИТ-подразделений компаний могут в свою очередь не ориентироваться в так называемой «предметной области», т. е. процедурах документооборота
организации. Как следствие, вторая группа специалистов не в состоянии четко сформулировать функциональные требования, необходимые для создания системы, а первая – определиться с техническими аспектами системы электронного документооборота.
Особняком от этой ситуации стоит сам бизнес – высшее руководство организации, которое зачастую просто не понимает, зачем вообще нужно
автоматизировать работу с документацией. Это общее непонимание разных аспектов автоматизации и приводит к тому, что и внедрение систем электронного документооборота, и сопутствующий им реинжиниринг документоориентированных
процессов за годы такого отношения к вопросу подверглись значительному искажению в понимании у заинтересованных лиц.
В статье рассмотрены наиболее часто встречающиеся заблуждения в области автоматизации документооборота, т. е. создания
и внедрения СЭД на предприятии
– ведь реальное понимание верей в этой достаточно специфичной деятельности позволит повысить качество проекта, удовлетворенность пользователей системы и руководства организации в целом.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Ковтанюк, Ю. Шляхи
розвитку сучасних систем електронного документообігу [Текст] / Ю. Ковтанюк // Діловодство та документообіг. – 2012. –
№ 5. – С. 26─32.
Ковтанюк, Ю. Шляхи
розвитку сучасних систем електронного документообігу [Текст] / Ю. Ковтанюк // Діловодство та документообіг. – 2012. –
№ 6. – С. 22─27. Продовження. Поч. у № 5/2012 . – Те саме
[Електронний ресурс]. – Режим доступу: електрон. чит.
зал ПУЕТ.
Ковтанюк, Ю. Шляхи
розвитку сучасних систем електронного документообігу [Текст] / Ю. Ковтанюк // Діловодство та документообіг. – 2012. –
№ 7. – С. 12─21.
Ковтанюк, Ю. Шляхи
розвитку сучасних систем електронного документообігу [Текст] / Ю. Ковтанюк // Діловодство та документообіг. – 2012. –
№ 9. – С. 17─27. Продовження. Поч. у № 5-7/2012. – Те саме
[Електронний ресурс]. – Режим доступу: електрон. чит.
зал ПУЕТ.
Цикл статей містить результати досліджень стану
сучасних систем електронного документообігу в Україні та за результатами
досліджень визначає основні шляхи їх розвитку:
- Унормування
роботи з електронними документами та документами в електронній формі в
діловодстві, керуючись вимогами чинних нормативно-правових актів в
Україні;
- Створення
системи обміну документами з електронними носіями інформації між
підприємствами, організаціями, установами, на яких упроваджені різні системи
електронного документообігу;
- Унормування
документаційних процесів стосовно документів з
електронними носіями інформації, що пов’язані з їх оперативним
зберіганням, підготовкою до архівного зберігання, архівним зберіганням в
архіві установи та передаванням на постійне зберігання в державні архівні
установи, архівні відділи міських рад;
- Уніфікація
створення, обміну та зберігання документів з електронними носіями
інформації.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Серова, Г. А. Основные задачи и проблемы СЭД (с точки
зрения совершенствования информационно-документационного обеспечения
организации) [Текст] / Г. А. Серова // Современные технологии
делопроизводства и документооборота. – 2012. – № 1. – С. 15─26.
– Те саме [Електронний
ресурс]. – Режим доступу: електрон. чит. зал ПУЕТ.
Главная цель автоматизации управления документами заключается в повышении эффективности управления. Трудно найти область деловой активности, в которой сегодня принимались бы управленческие решения без использования современных информационных систем. Хорошо известно, что весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой для принятия решений, и построен он на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой организации рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления.
В данной статье внимание уделяется системам электронного документооборота как средствам совершенствования информационно-документационного обеспечения организации. Также рассматриваются отдельные задачи и проблемы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), решаемые как пользователями, так и разработчиками СЭД.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Сенченко, П. Применение WEB-ориентированных технологий
при разработке систем электронного документооборота: обоснование
целесообразности [Текст] + [Електронний ресурс] /
П. Сенченко // Проблемы теории и практики управления. – 2011. – № 6. – С. 33–39. – Спосіб доступу: електрон. чит. зал ПУЕТ.
Современный
рынок систем электронного документооборота (СЭД) содержит достаточное количество программных продуктов, способных удовлетворить требования пользователей. Однако зачастую конечный пользователь ожидает от внедрения системы гораздо более высоких результатов,
хотя в итоге получает некомплексную автоматизацию документооборота, а
систему электронного делопроизводства
с возможностью формирования
журналов входящей и исходящей корреспонденции. Такая система может бать полезна исключительно специалисту службы документационного обеспечения управления – сотруднику канцелярии, общего отдела, секретарю. Но построить на ее основе технологию управленими бизнес-процессами практически невозможно вследствие узкопрофильной спецификации
систем електронного делопроизводства.
В статье рассмотрены принципы и современные средства разработки web-приложений, использование технологии Hibernate и многослойной модели представления системы, которые позволяют разработать и внедрить СЭД, способную стать полноценным базисом для системы управления бизнес-процессами организации.
Комплексная автоматизация документооборота в совокупности с использованием ресурсов других информационных систем позволяет сформировать основу для построения полномасштабной информационной технологии управления бизнес-процессами, что в перспективе должно привести к переводу менеджмента организации на более высокий уровень.
ІІІ. Архівне
зберігання документів та його автоматизація
Примірників – 2 (Читальний зал),
8 (Навчальний абонемент)
Матяш, І. Б. Архівознавство:
методологічні засади та історія розвитку [Текст] : навч.
посібник / І. Б. Матяш. – К. : Вид. дім "Києво-Могилянська
академія", 2012. – 515 с.
Архівознавство – це наукова система, яка вивчає
історію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади,
архівний менеджмент і інформаційні системи, принцип формування і використання
архівного фонду, технологію зберігання та реставрації документів. Предметом
архівознавства є тенденції та закономірності становлення й розвитку архівної
справи, наукові принципи роботи з документами, експертизу їхньої цінності,
класифікації відбору для зберігання, технології опрацювання і організації
користування документами. Теоретичне осмислення цих проблем вироблення методик
їхнього вирішення є головним завданням архівознавства.
У виданні досліджено розвиток архівознавства в
світі, його загальні тенденції та національні особливості на прикладі Франції,
Польщі, Росії, США, України. Значну увагу приділено методологічним питанням.
Розглянуто роль міжнародних архівних організацій у розвитку архівознавства. У
додатках уміщено в хронологічному порядку відомості про Міжнародні конгреси
архівів, Міжнародні конференції «круглого столу» архівів, Міжнародні
конференції архівів країн Центральної і Східної Європи, перелік архівознавчих
періодичних і продовжуваних видань та їх інтернет-ресурсів
тощо.
Видання призначене для архівознавців,
істориків, викладачів та студентів вищих навчальних закладів та всіх, хто
цікавиться історією архівної науки.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Быкова, Т. А. Порядок хранения документов в
делопроизводстве и их подготовка к передаче в архив общества [Текст] / Т. А. Быкова
// Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2012. – № 4.
– С. 60–73. – Те саме [Електронний ресурс]. – Режим доступу: електрон.
чит. зал ПУЕТ.
После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится подготовка к передаче их в архив общества. Подготовка включает в себя, прежде всего проведение экспертизы ценности документов. Кроме того, на этом этапе проводят определенные организационные и технические работы по обработке самих дел, составлению документации, необходимой для передачи их в архив, а также уничтожают документы с истекшими сроками хранения.
В статье рассмотрены правила хранения, учета и использования документов полностью соответствуют нормам Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Положение не только закрепляет порядок и сроки хранения документов обществ, но и обязывает общества создавать экспертные комиссии и проводить экспертизу ценности документов в структурных подразделениях, составлять и правильно оформлять соответствующие документы. Эти требования не противоречат общепринятому порядку, который установлен, в частности, Основными правилами работы архивов организаций. Однако нормы Положения разработаны с учетом того, что документы общества с длительными или постоянными сроками хранения могут не передаваться на государственное хранение. В этом случае они остаются в архиве общества до момента его ликвидации. Описи таких документов вместе с актами на уничтожение документации с истекшими сроками хранения также должны хранится в архиве общества в отдельно сформированном деле.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Рудина, Н. Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив [Текст] /
Н. Рудина // Делопроизводство
и документооборот на предприятии.
– 2012. – № 4. – С. 80─95. – Те саме [Електронний ресурс]. –
Режим доступу: електрон. чит. зал ПУЕТ.
Рудина, Н. Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив [Текст] /
Н. Рудина // Делопроизводство
и документооборот на предприятии.
– 2012. – № 5. – С. 82─95. Продолжение.
нач. в № 4/2012. – Те саме [Електронний ресурс].
– Режим доступу: електрон. чит. зал ПУЕТ.
Рудина, Н. Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив [Текст] /
Н. Рудина // Делопроизводство
и документооборот на предприятии.
– 2012. – № 6. – С. 84─94. Продолжение.
Нач. в № 4, 5/2012. – Те саме [Електронний
ресурс]. – Режим доступу: електрон. чит. зал ПУЕТ.
Основные правила работы архивов организаций 2002 года не раскрывают всех тонкостей, которые стоит учитывать при обработке отдельных видов документов. Поэтому редакция журнала попросила архивиста с 30-летним стажем работы объяснить, как эта работа выполняется на практике, на примере самых распространенных видов документов.
В первой части статьи автор поможет разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному или свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнать специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу).
Во второй части автор разъясняет особенности документов по личному составу (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости, регистрационные формы, трудовые договоры, договоры подряда и др.).
В третьей части статьи автор переходит к оформлению документов временного хранения.
Храмцовская, Н. Разработка концепции электронного архива [Текст] / Н. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. – 2012. – № 4. – С. 68─78. – Те саме [Електронний ресурс]. –
Режим доступу: електрон. чит.
зал ПУЕТ.
Электронный архив создается так же, как и традиционный архив на бумажных носителях, только в данном случае приходится решать ряд дополнительных проблем, связанных с особенностями электронных документов.
Главным условием успеха проекта является поддержка высшего руководства. Электронный архив – удовольствие достаточно дорогое, поэтому с самого начала нужно понять, чего ожидает от него руководство, и так продумать ход проекта, чтобы первая существенная отдача была продемонстрирована уже через несколько месяцев, и чтобы в дальнейшем на каждом этапе работ начальству можно было бы предъявить какой-либо яркий результат.
С чем нужно определиться прежде, чем выбирать концепцию инфраструктуры электронного архива? Какие варианты ее построения бывают? Сколько это стоит? В статье даны ответы на вопросы на основе опыта построения государственных электронных архивов, многое из рассказанного может быть применимо в работе с корпоративными архивами.
Примірників – 1 (читальний
зал)
Рулева, Е. Е. Внедрение
электронного архива с нуля [Текст] / Е. Е. Рулева
// Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2012. –
№ 5. – С. 53–60.
В последнее время стало модным говорить об электронном архиве. Не лишним будет также
отметить важность применения новейших технологий для сохранения конкурентоспособности на рынке. Большинство крупных компаний не остались в стороне от
современных направлений делопроизводства.
В статье пойдет речь о попытке внедрения электронного архива в современной инвестиционно-девелоперской компании.
В процессе создания электронного архива было переведено в электронный вид порядка 970 технических паспортов по объектам недвижимости, расположенным в 62 субъектах Российской Федерации. Проведенная работа значительно ускорила поиск необходимых документов как в электронной, так и в бумажных версиях, что значительно экономит время. Облегчено предоставление электронной версии внешним контрагентам и службам. Наличие электронной версии документа позволяет работать с ней нескольким сотрудникам одновременно, а также обеспечивает большую сохранность бумажной версии.
Таким образом, правильная
постановка процесса делопроизводства,
основанная на снижении «бюрократизма», удобная организация и хранение
накопленого документального и архивного фонда – это одна из основ успешной работы и развития организации.
Примірників – 1 (читальний зал)
Храмцовская, Н. Электронные архивы и их правовые проблемы [Текст] / Н. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. – 2012. – № 3. – С. 66─77. – Те саме [Електронний ресурс]. –
Режим доступу: електрон. чит.
зал ПУЕТ.
Как показал мировой опыт, в настоящее время уже достаточно широко используются полноценные, юридически значимые электронные документы, подлежащие хранению в течение сроков (в том числе длительных), установленных законами и нормативными актами. Некоторые из этих документов имеют постоянную ценность и должны передаваться на государственное архивное хранение. В ближайшей перспективе ожидается стремительный рост объемов используемых в государственном управлении и деловой деятельности электронных документов. В связи с тенденцией к усилению подотчетности и увеличению прозрачности государственной и деловой деятельности будет также расти доля документов, требующих длительного и постоянного хранения.
Все проблемы электронных архивов можно разделить на несколько крупных «блоков»: правовые, организационные и технические. Часто бывает так, что подходящие технические решения существуют, но пока не поддерживаются законодательством. Особенно остро сейчас встает вопрос сохранения юридической значимости документов, подписанных ЭПЦ / усиленными электронными подписями, на всем протяжении жизненного цикла этих документов.
Статья дает
ответы на следующие вопросы. Какая нормативная база сейчас необходима для электронных
архивов, чего в ней пока не хватает? Как при этом «выкручиваются» министерства
и ведомства? Что из этого получается? Что из международных стандартов можно
взять за эталон?